16 okt, 2017

Veroordeelt tot een beheer overeenkomst

Bij de start leek iedereen zo positief, maar na een paar jaar voelt het meer als een veroordeling tot elkaar en zijn we het ‘we gaan er gevoel’ helemaal kwijt. Dit is mijn visie op de grondslag van dilemma’s die er toe leiden en tips om er vandaan te blijven.

Opdrachtgever wordt opgezadeld met de kosten

Een praktijkvoorbeeld. Een cv installatie vertoont gebreken: er komen lekkages voor. Om die te bestrijden verhoogt de externe firma die het onderhoud doet met een afgekocht storingsbedrag, de temperatuur van het cv water en zorgt ervoor dat de installatie niet meer afkoelt. 24/7.

De lekkages stoppen. Geen kosten voor herstel en reparaties, maar de energierekening stijgt. Die kosten zijn echter voor de opdrachtgever.

Hier ligt een dilemma. Misschien niet zozeer juridisch (de dienstverlener zal moeten worden gewezen op zijn verantwoordelijkheid) maar wel tactisch/operationeel.

Gaat de installateur op zijn kosten de reparaties aan of beperkt hij de risico's maar zadelt daarmee de opdrachtgever op met kosten? Doet hij wat in de geest van het contract gewenst op en maakt hij kosten, of doet hij wat de mazen van het contract toestaan?

Opdrachtnemer wordt opgezadeld met de kosten

Zelfde firma, zelfde opdrachtgever, zelfde contract.
Sommige installaties worden slechter en zouden vervangen moeten worden. Vervanging = kosten opdrachtgever, storingen en reparaties = kosten contractnemer. De opdrachtgever heeft geen zin om de installatie te vervangen.

Ook hier ligt een dilemma. Gaat de opdrachtgever kosten maken voor de vervangingen of kiest hij voor de gemakkelijke weg en doet hij niks maar daarmee feitelijk de aannemer/ contractnemer op kosten jaagt, niet in de geest van het contract.

De oorzaak

Vaak ligt de grondslag van dit soort dilemma’s bij de totstandkoming van het contract waarbij in de kern de noodzakelijke referentiekaders en juridische afspraken gesimplificeerd zijn. Bij de start leek iedereen zo positief en ‘we gaan ervoor’. Maar na een paar jaar voelt het meer als een veroordeling tot elkaar.

De oplossing

Hier zijn in de kern, foute keuzes gemaakt op het tactisch niveau van het assetmanagement. Het zijn helaas veel gemaakte fouten. Een aantal tips:

  • Neem de tijd om alle bepaalde wensen en keuzes in dienstverlening te toetsen aan de hand van praktijkcases.
  • Laat elke partij praktijkcases aandragen inclusief het antwoord dat men op zo’n case wil geven en laat vervolgens ook de andere partij een antwoord formuleren. Als de antwoorden overeenkomen: prima ! Zo niet: dan heb je een issue om (vooraf) te bespreken voordat het een issue wordt na ondertekening.
  • Niet zomaar een contractuele ogenschijnlijk goede afspraak in een contract op nemen zonder goede toetsing want vaak is de perceptie van de ‘stakeholders’ verschillend, niet zelden ingegeven door ‘de pet die men op heeft’.
  • Stel met elkaar goede prestatie-indicatoren die kunnen dienen als ‘thermometer’ van de dienstverlening en samenwerking.
  • Maak ook een goede nul-inspectie, liefst door een onafhankelijke persoon / instantie waarvan de uitkomst door de opdrachtnemer en –gever geaccordeerd wordt.
  • Sluit zoveel mogelijk conflicterende belangen uit en koppel de doelstellingen van de opdrachtgever aan de prestaties van de opdrachtnemer en overweeg een bonusregeling.